Аудит управленческих процессов. Как проверить, где зависают решения
Возьмите десять последних закупок одного типа. Для каждой разделите задержку до получения полного пакета данных и ожидание самого согласования. Если основное время уходит на первый отрезок, исправляйте вход заявки. Если на второй — проверяйте очередь и полномочия согласующего.
Рабочий журнал аудита
Скопируйте журнал и добавьте в него ещё девять заявок.
| ID заявки | Запрос | Полный пакет | Решение | Владелец | Причина возврата | Результат |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 17 | Пн 10:00 | Вт 10:00 | Вт 13:00 | Руководитель закупок | Нет объёма и адреса | Утверждена |
| … | … | … | … | … | … | … |
Для незавершённой заявки отметьте, на каком этапе она ждёт. Не записывайте текущее время как дату решения.
Учебный пример. Заявка № 17, партия упаковки. Поступила в понедельник в 10:00, полную смету получили во вторник в 10:00, руководитель закупок утвердил заказ в 13:00. Из 27 календарных часов 24 пришлись на ожидание сметы, три — на решение. Этот разбор ещё не доказывает, что нужно менять работу финансового отдела. В журнале видно, что в заявке отсутствовали объём партии и адрес доставки. Следующий вопрос — часто ли комплект документов приходится собирать повторно.
Если в семи из десяти типовых закупок повторяется один и тот же возврат, проверьте короткую форму с обязательными полями. Если пакеты полные, а подтверждение ждут по несколько дней, отдельно посмотрите нагрузку владельца решения и лимиты полномочий. За срочными и нестандартными заказами следите отдельно: они могут идти по обоснованно более длинному маршруту.
На практикуме про управленческие ловушки пригодится собственная строка журнала. С ней проще сопоставить задержку с типом ошибки и выбрать правило, которое стоит проверить в команде.
Восстановите ход нескольких решений
Для каждого случая отметьте дату запроса, участников, момент получения нужной информации и дату решения. Если запрос возвращался, сохраните причину. Например, финансовый руководитель мог ждать смету, а операционный — подтверждение объёма. Отдельно запишите, где изменился сам запрос, чтобы не считать необходимую переработку обычной задержкой.
Посмотрите на самый короткий и самый длинный маршрут. В первом случае условия могли быть понятны сразу. Во втором запрос вернулся три раза из-за недостающих сведений. Такой контраст подсказывает, какие данные следует требовать в начале.
Проверьте владельца и границы
Спросите, кто должен принять итоговое решение и кто лишь проверяет обязательное условие. Если оба считают себя согласующими, процесс может остановиться без явного отказа. Разберите один недавний пример с участниками и запишите, кто отвечает за следующий такой случай.
Если типовые и исключительные запросы идут по одному маршруту, попробуйте разделить их. Для стандартного случая укажите владельца и лимит. Для отклонений оставьте прежнюю проверку до тех пор, пока не станет понятно, какие последствия можно принимать на уровне команды.
Проведите короткий контрольный цикл
Выберите одно изменение на две недели. Сравните время до решения, число возвратов и случаи, когда пришлось исправлять итог. Если работа ускорилась, но ошибок стало больше, проверьте, какая контрольная точка исчезла. Если сроки улучшились без новых ошибок, распространите правило на следующий похожий процесс.
Типовые причины можно сопоставить с разбором ошибок руководителя.
Конференции, форумы, нетворкинг и мастер-классы — с фильтрами по дате, формату и цене.
Открыть афишу →