Виды делового общения. Как выбрать разговор, письмо или встречу
Для передачи фактов выбирайте письмо, для выяснения причин — разговор, для общего решения — встречу. После разговора зафиксируйте, кто и что делает дальше.
Практически виды делового общения удобно различать по цели: передать сведения, выяснить позицию или принять решение. В одном проекте форматы можно сочетать: отправить данные письмом, обсудить спорный вопрос и записать итог.
Пример выбора канала для одной задачи
Поставка может опоздать. В чате быстро предупредите владельца заказа. Затем позвоните поставщику и спросите, на каком этапе возникла задержка и какой срок он готов подтвердить. Если нужно менять порядок работы нескольких отделов, проведите короткую встречу. Итог отправьте участникам письмом или добавьте в карточку задачи.
Копируемая строка: вопрос → что уже известно → кому нужна информация → канал → что должно остаться после разговора. Для примера итогом будет подтверждённая дата отгрузки и имя человека, который сообщит её покупателю.
Для практикума по DISC возьмите рабочий случай, когда письмо не помогло договориться, а разговор занял слишком много времени. По нему можно проверить и выбор канала, и способ сформулировать вопрос.
Письмо подходит, когда вопрос можно решить асинхронно
Используйте письмо, если человеку нужно проверить данные или выбрать из понятных вариантов. В первой строке укажите, что вам нужно и к какому времени. Например, «До среды подтвердите, пожалуйста, доступность оборудования на 18 ноября». Ниже добавьте сведения, которые нужны для ответа.
Если запрос состоит из нескольких вопросов, пронумеруйте их. Если один ответ зависит от другого, укажите это. Не начинайте длинную цепочку писем, когда каждое сообщение меняет условия предыдущего. В таком случае быстрее назначить короткий разговор и затем зафиксировать итог.
Разговор помогает выяснить ограничения
Позвоните, если нужно понять причину задержки, уточнить ожидания или сравнить два предложения. Начните с одного вопроса. Например, «Нам нужно понять, почему проверка не укладывается в четверг. Какой шаг занимает больше времени, чем мы предполагали?».
Договоритесь о следующем действии до окончания разговора. Если не уверены, что правильно поняли коллегу, перескажите его условие и попросите поправить. Такой шаг полезнее длинного резюме, которое никто не сверил.
Встреча нужна, когда решение затрагивает несколько участников
Соберите встречу, если стороны должны сравнить варианты и понять последствия для разных команд. До начала отправьте вопрос и данные. Назначьте ведущего и человека, который запишет решение. Если нужного участника нет, заранее уточните, какие решения команда всё равно может принять.
Пусть встреча заканчивается конкретным итогом. Например, «Запускаем пилот в одном филиале. Руководитель проекта подтверждает дату после проверки доступа». Запишите условия отдельно, чтобы не превратить предварительный вариант в обещание.
Как сочетать формы в одном процессе
Можно начать с письма с данными, обсудить сомнения на встрече и закончить записью решения. Выбирайте канал под этап задачи, а не по привычке. Если переписка повторяется, проверьте, чего не хватает: открытого вопроса для обсуждения или протокола для фиксации.
Конференции, форумы, нетворкинг и мастер-классы — с фильтрами по дате, формату и цене.
Открыть афишу →