Ведение календаря руководителя ассистентом. Как принимать запросы на встречи
Возьмите правило из трёх исходов: поставить, запросить данные или предложить другой формат. Ниже пример разбора заявки на встречу и сообщение, которое можно отправить инициатору.
Пример работы ассистента с запросом на встречу
Запрос: «Поставьте на завтра час для обсуждения запуска». В календаре есть защищённый блок работы над бюджетом и резервный слот на 30 минут.
Уточнение: «Что нужно решить? Кто утверждает дату запуска и где посмотреть расчёт?» Инициатор сообщает, что надо выбрать одну из двух дат, а данные будут после 13:00.
Действие: поставить 30 минут после 13:00, пригласить человека с полномочиями и приложить расчёт. В описании указать результат: выбрать дату или назвать условие, без которого решение откладывается.
Сообщение при переносе: «Расчёт будет готов после обеда. Предлагаю 15:00 на 30 минут. Подтвердите, пожалуйста, что к встрече есть два варианта и человек, который утверждает дату».
Бланк решения: результат | участники | подготовка | срок | запасное окно | правило переноса. При повторяющихся запросах сохраните шаблон, чтобы не задавать те же вопросы заново.
На встречу о нагрузке руководителя можно взять один пример переноса и показать, какое правило помогло сохранить время без потери решения.
Ведение календаря руководителя ассистентом начинается с правил приёма встреч. Уточните, в какое время можно ставить внешние переговоры, где нужен промежуток на подготовку и какие блоки нельзя занимать без согласования. Запишите также ситуации, где ассистент вправе предложить замену или передать вопрос другому участнику.
Соберите четыре сведения по каждому запросу
До приглашения узнайте цель, участников, необходимую подготовку и крайний срок. Если цель звучит «обсудить проект», попросите назвать вопрос, по которому ждут решения. Например, утвердить бюджет теста или выбрать дату запуска. Это поможет выбрать длительность и понять, нужен ли руководитель на всей встрече.
Если материалы ещё готовятся, договоритесь, когда их пришлют. Привяжите к приглашению ссылку или краткое резюме. Перед встречей проверьте, что у участников есть доступ и что время указано в удобном часовом поясе, если люди находятся в разных городах.
Определите правила переноса
Отдельно согласуйте, какие встречи ассистент может переносить сам. Например, внутреннюю встречу без внешних участников можно сдвинуть на ближайшее подходящее окно. Переговоры с партнёром, от которых зависит срок решения, требуют дополнительной проверки. Если перенос возможен, предложите два времени и подтвердите, что новое приглашение получили все участники.
Не убирайте встречу из расписания до подтверждения замены, если остальные продолжают ориентироваться на исходное время. После изменения обновите место, ссылку и заметки о подготовке в одной версии приглашения.
Разберите расписание в конце недели
Посмотрите, какие запросы потребовали повторного согласования и почему. Уточните одно правило, например когда ставить встречу без материалов и когда возвращать запрос автору. Для настройки блоков и резерва пригодится пример недели руководителя.
Если встречу отменили и освободился большой блок, сообщите об этом руководителю. У него может быть задача, которую полезнее завершить сейчас, чем заполнять свободное окно очередным разговором.
Конференции, форумы, нетворкинг и мастер-классы — с фильтрами по дате, формату и цене.
Открыть афишу →