Контроль исполнения поручений в Excel. Пример рабочего реестра
Скопируйте структуру листа Excel для контроля поручений. Ниже поля, три строки примера и правило, по которому видна просрочка без ручной раскраски.
Готовый лист контроля поручений в Excel
Создайте столбцы A–G: поручение, владелец, дата постановки, срок, статус, подтверждение, контроль. Внесите три строки примера.
Строка 2: сверить список поставок | Ирина | 10.11 | 12.11 | В работе | ссылка на список. Строка 3: согласовать окно доставки | Антон | 10.11 | 11.11 | Готово | письмо от склада. Строка 4: подготовить вариант замены | Лена | 11.11 | пусто | В работе | ссылка на задачу.
Для ячейки G2 в русскоязычном Excel введите =ЕСЛИ(E2="Готово";"Закрыто";ЕСЛИ(D2="";"Нет срока";ЕСЛИ(D2<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В срок"))) и протяните вниз. Формула использует даты Excel, а не текст. Поручение со сроком сегодня считается действующим до конца дня.
Включите фильтр по владельцу и контролю. На проверке сначала смотрите «Просрочено» и «Нет срока», затем убедитесь, что у закрытых задач есть подтверждение.
На встречу по управленческим ловушкам принесите обезличенный журнал с двумя поручениями, которые вернулись на обсуждение. Проверьте, где причина: в сроке, владельце или критерии результата.
Для контроля исполнения поручений в Excel выделите одну строку на задачу. В столбцы внесите дату постановки, ожидаемый результат, владельца, срок, статус, следующий шаг и ссылку на решение. Если по одной записи ждут три независимых результата, разделите её на три строки. Тогда просрочка одного действия не скроется за общим статусом.
Как заполнить первую строку
Пример: «Выгрузить результаты пробной поставки. Ответственный — Ирина. Срок — 13 ноября. Статус — ждём данные. Следующий шаг — запросить накладные до 11 ноября». Для результата укажите, что сотрудник должен предъявить: документ, принятое решение или выполненное действие.
Список статусов можно ограничить четырьмя значениями: открыто, в работе, ждём другого участника, закрыто. Если срок перенесён, сохраните исходный в отдельной колонке или комментарии. Так будет видно, какие задачи постоянно сдвигаются.
Как выделять открытые просрочки
Если срок стоит в D, а статус в E, для строки 2 можно использовать условное форматирование с формулой =И(ЕЧИСЛО($D2);$D2<СЕГОДНЯ();$E2<>"Закрыто") в русскоязычном Excel. Примените правило ко всему диапазону таблицы. Пустые строки и закрытые задачи не должны выделяться. Проверьте правило на одной задаче со вчерашним сроком и одной со сроком на завтра.
Если поручение следует закрыть до конкретного часа, одной даты недостаточно. Запишите время отдельно и договоритесь о способе уведомления. Таблица помогает вести историю, а срочные случаи требуют рабочего канала связи.
Как проводить проверку
Раз в неделю отфильтруйте открытые строки и разберите просрочки. Для каждой определите, что изменится: владелец, объём, срок или ресурс. Повторяющуюся причину внесите в правила постановки. Общий порядок описан в разборе контроля поручений руководителя.
Если таблицу редактируют несколько человек, договоритесь, кто меняет срок и статус. Добавьте фильтр по владельцу и храните ссылку на одно рабочее место, чтобы сотрудники не рассылали копии с разными сроками.
Конференции, форумы, нетворкинг и мастер-классы — с фильтрами по дате, формату и цене.
Открыть афишу →