Информационное письмо о проекте. Образец для рабочей встречи
Скопируйте образец информационного письма для проекта. В примере есть изменение, дата, последствия для адресата, нужное действие и контакт.
Информационное письмо отвечает на четыре вопроса: что изменилось, с какой даты, что нужно сделать получателю и к кому обращаться. Поставьте это в первые строки. Причину и историю согласования добавляйте ниже, если без них сложно понять действие.
Готовый образец информационного письма
Тема: С 23 ноября меняется время приёмки поставок в филиале
>
Коллеги, с 23 ноября филиал принимает плановые поставки по будням с 09:00 до 13:00. Адрес и вход остаются прежними.
>
Если у вас есть поставка на 23–27 ноября, до 20 ноября, 15:00, подтвердите, что машина приедет в новое окно. Если это невозможно, сообщите номер заказа и предложите два других времени.
>
Порядок меняется на время ремонта разгрузочной площадки. Для срочных поставок согласуйте отдельное окно с координатором.
>
По вопросам приёмки обращайтесь к [имя, рабочий контакт]. Обновлённый график доступен в [рабочем документе].
>
[Имя и роль отправителя]
Шаблон письма под свой проект
Тема: [что изменилось] с [дата]
>
С [дата] для [кого или какого участка] действует [новый порядок].
>
До [срок] нужно [конкретное действие]. Если это действие невозможно, [альтернативный путь].
>
Изменение связано с [причина, если нужна]. [Что осталось прежним или где посмотреть детали].
>
Вопросы принимает [роль, имя, рабочий контакт]. Следующее обновление [дата, если решение временное].
Когда просить подтверждение
Если адресату просто нужно знать о событии, достаточно указать дату и контакт. Если от ответа зависит поставка, согласование или запуск, отдельно напишите, какой ответ нужен. «Подтвердите новое окно до пятницы» конкретнее, чем «просим принять к сведению». Для каждой группы получателей проверьте, кто должен ответить, а кто находится в копии для информации.
Не объединяйте в одном письме два независимых изменения с разными сроками. Если всё же нужно сообщить о переносе поставки и смене контактного лица, вынесите срочное действие наверх и перечислите изменения отдельными строками.
Перед отправкой попросите коллегу открыть письмо с телефона и пересказать дату и действие. Проверьте, доступен ли документ адресатам. Если часть участников внешняя, приложите выдержку или ссылку с нужными правами. Для обсуждения коммуникаций проекта на встрече Лектория подготовьте письмо, после которого получатели задавали одинаковые вопросы. Отметьте, какой факт или следующий шаг нужно перенести в начало.
Конференции, форумы, нетворкинг и мастер-классы — с фильтрами по дате, формату и цене.
Открыть афишу →